Chắc chắn chúng ta đều đã khá là quen thuộc với Outlook - ứng dụng quản lý email hàng đầu thế giới hiện nay. Tuy nhiên có bao giờ bạn nghe Webmail chưa ? Webmail mang lại lợi ích gì và những nhược điểm gì khi sử dụng.
Để biết thêm những thông tin hữu ích về webmail, cùng tham khảo bài viết này của chúng tôi nhé!
Webmail là được hiểu đơn giản là một dạng ứng dụng email được chạy trên nền tảng website và có khả năng truy cập máy chủ email giúp người dùng có thể gửi và nhận email.
Những Webmail sẽ được đặt tên theo theo tên miền của doanh nghiệp với việc sử dụng đuôi là tên miền mà công ty đang sở hữu website theo mẫu: tuvan@ten_mien.
Khi sử dụng Webmail bạn sẽ tạo dựng niềm tin với khách hàng và đã chứng minh với khách hàng rằng “Tôi đang nghiêm túc trong việc kinh doanh”.
Việc sử dụng nền tảng Webmail giúp cho việc truy cập đọc thư hay gửi thư được tiện lợi hơn trong số rất nhiều dịch vụ webmail có thể kể đến như là Gmail, AOL mail, Hotmail, Yahoo,…. hay hiện nay các dịch vụ email doanh nghiệp đã ứng dụng việc xây dựng các dịch vụ webmails trực tuyến để giúp các doanh nghiệp có thể thuận tiện trong công việc hơn.
Về cơ bản việc sử dụng Webmail cũng khá đơn giản và tương tự như Email thông thường. Webmail không quá cầu kỳ nhưng vẫn chứa đầy đủ các chức năng cần thiết như:
- Soạn email
- Hộp thư đến Inbox
- Hộp thư đi Outbox
- Hộp thư nháp Draft
- Hộp thư riêng dùng để lưu trữ lại những email mà bạn cảm thấy nó quan trọng và thường xuyên phải đọc lại.
- Spam giúp bạn chặn lại những email thiếu an toàn.
Ngoài ra các Webmail đều có chức năng cài đặt từ việc setup chữ ký đến việc thay đổi font chữ, số lượng email hiển thị trên một page, giao diện hình nền email,…. Các bạn chỉ cần vào setting để cài đặt và thay đổi.
Khi sử dụng Webmail bạn hoàn toàn có thể truy cập tất cả thông tin email của mình (email đã gửi trước đó, thư nháp, các thư mục khác, ...) ở bất kỳ nơi đâu bằng trình duyệt và kết nối internet mà không yêu cầu cấu hình hoặc phần mềm bổ sung.
Bạn cũng không phải lo lắng vấn đề bị mất dữ liệu ngay cả khi máy tính của bạn bị treo hoặc trong trường hợp trộm cắp.
Nếu như việc sử dụng Email thông thường, bạn sẽ bị hạn chế trong vấn đề lưu trữ thì với Webmail bạn có thể lưu trữ hàng nghìn email hoàn chỉnh với các tệp đính kèm, đến mức bạn có thể sẽ không bao giờ đạt đến giới hạn. Điều này sẽ giúp giảm đáng kể lượng dữ liệu bạn phải lưu trữ trên máy tính. Webmail thật sự hữu ích cho những chiếc laptop và các thiết bị có dung lượng đĩa cứng nhỏ.
Với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên đông đảo thì việc quản lý các hoạt động của nhân viên thông qua email sẽ dễ dàng hơn nhiều khi sử dụng Webmail. Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm soát tất cả các nội dung email gửi đi hoặc nhận về của nhân viên một cách linh hoạt, đáp ứng được nhu cầu bảo mật thông tin nội bộ cho doanh nghiệp.
Và nhiều lợi ích khác. Hãy thử trải nghiệm Webmail và khám phá.
Bên cạnh những ưu điểm thì Webmail cũng có một số nhược điểm như:
Bạn bắt buộc phải có Internet để truy cập vào Webmail.
Ngay cả khi bạn đang sử dụng một dịch vụ Webmail được duy trì tốt nhất cũng không thể loại bỏ khả năng một lúc nào đó bỗng dưng bị ngừng hoạt động, trong thời gian gián đoạn này, bạn sẽ không thể làm việc gì liên quan đến Email.
Khi xảy ra sự cố, tất cả các dữ liệu của bạn sẽ có nguy cơ bị mất đi. Cùng với đó, việc bạn sử dụng Webmail bạn phải chấp nhận việc “xem quảng cáo” bởi hầu hết các dịch vụ Webmail hiện nay đều được hỗ trợ một phần bởi quảng cáo. Bạn cũng phải đối mặt với rất nhiều thư Spam.
Tuy nhiên, những hạn chế này so với những lợi ích mà Webmail mang lại thì thật không đáng kể và có thể bỏ qua vì chúng không hề nghiêm trọng.
Có thể nói Webmail ra đời đã giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp vì hiện nay ứng dụng Outlook quá tải thì sự xuất hiện của Webmail với sự tiện ích và chức năng đầy đủ đã giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc sử dụng mail trong công việc.
